Le présent règlement se veut avant tout un outil de travail permettant à chacun de remplir son rôle et d’accomplir sa mission dans l’intérêt du club. Il n’est pas exhaustif et a comme objectif de rappeler que tous les athlètes, leurs parents, les entraîneurs et les membres du conseil d’administration sont rassemblés au sein d’un même club et partagent la même passion : l’athlétisme.
Peut bénéficier de l’infrastructure du club (piste, vestiaires, salle de musculation,…) ainsi que du suivi d’un entraîneur, tout athlète licencié c’est-à-dire en ordre de cotisation, ayant rentré sa carte d’affiliation et son attestation sur l’honneur de bonne santé dûment remplies.
Le montant de la cotisation est fixé par le conseil d’administration et l’assemblée générale. Il est connu au plus tard pour le 15 septembre précédant la nouvelle saison athlétique (qui commence le 1er novembre). L’année athlétique débute au 1er novembre, chaque athlète doit être en ordre de cotisation au plus tard pour le 20 octobre.
Par la signature de sa carte d’affiliation, tout athlète accepte de ne pas s’affilier à un autre cercle avant la fin de l’année athlétique en cours et de respecter les règles édictées par la Ligue Belge Francophone d’Athlétisme (LBFA) en la matière.
Tout athlète licencié ainsi que tout officiel est couvert par une assurance de la LBFA souscrite auprès de la compagnie ARENA.
Le comportement des athlètes et de leurs accompagnateurs a une influence sur l’image du club et de leurs membres. Les règles de politesse et de savoir-vivre sont donc d’application au sein du club, entre membres du club et vis-à-vis de toutes les personnes fréquentées. En cas de manquement ou de non-respect du ROI, le CA appliquera la « procédure » suivante :
1) Premier rappel à l’ordre écrit au premier manquement et réunion avec le CA pour résoudre le problème ou le conflit.
2) Second rappel à l’ordre écrit (en précisant la sanction si récidive) au deuxième manquement et réunion avec le CA pour résoudre le problème ou le conflit.
3) Non réinscription pour la saison sportive suivante au troisième manquement (notifiée par écrit avec rappel des trois faits).
Tout athlète qui n’est plus affilié au club, sera d’office désaffilié à la LBFA.
Les parents prennent en charge leurs enfants avant et après les entraînements. Les horaires d’entraînement doivent être respectés : les entraîneurs et membre du conseil d’administration n’assurant pas un service de garderie. En-dehors des heures d’entraînement, les enfants ne sont pas sous la responsabilité du club. Il est demandé aux parents des athlètes mineurs de les accompagner avant l’entraînement jusqu’à la piste et d’attendre la prise en charge par l’entraîneur. De même il est demandé aux parents de venir rechercher leur enfant à la piste (et non à l’une des grilles de l’enceinte) à la fin de l’entraînement. A l’inverse, les entraîneurs et les membres du conseil d’administration s’engagent à être présents aux horaires prévus et à ne pas laisser d’athlètes mineurs seuls.
Les parents autorisent les entraîneurs et membres du conseil d’administration à user de leur autorité pour assurer le bon développement des activités et veiller à la sécurité de tous.
En cas d’accident, il faut impérativement prévenir un des responsables présents sur place et demander une déclaration d’accident (formulaire spécifique). Après l’avoir dûment rempli, il faut la faire parvenir au secrétaire du club. Cette déclaration est à rentrer au plus vite (elle doit être rentrée au plus tard dans les 30 jours à la LBFA par le secrétaire du club).
Si vous sortez de l’enceinte de la piste pour vos entraînements, il est obligatoire de porter une veste fluorescente réfléchissante (type veste de sécurité) pour des raisons évidentes de sécurité.
Tout athlète convoqué pour une sélection (voire un entraînement) en vue d’une compétition (interclubs, championnat,…) est tenu de donner réponse à ladite convocation dans les délais impartis.
Lors des compétitions organisées sous l’égide de la LBFA (ligue francophone) ou de la VAL (ligue néerlandophone) (compétitions sur piste, cross, championnats), l’athlète est tenu de revêtir le maillot du Huy Athletic Club et le dossard délivré par la LRBA (ligue nationale). Les informations concernant les singlets peuvent être obtenues auprès des entraîneurs. Le dossard n’est délivré qu’après réception de l’attestation sur l’honneur de bonne santé et de la cotisation.
Lors des autres compétitions (joggings, trails,…), le dossard de la ligue n’est pas nécessaire. Le maillot de club n’est pas obligatoire mais le club de Huy demande aux athlètes de le revêtir afin d’offrir la plus grande visibilité possible au club. Mentionnez également le nom du club lors de l’inscription.
Vous ou vos enfants êtes susceptibles d’être photographiés ou filmés lors des activités du club et/ou lors des différentes compétitions. En vous affiliant, vous marquez votre accord pour que toutes les photos et vidéos prises lors des activités du club soient utilisées pour illustrer des documents ou alimenter les réseaux sociaux, sauf si vous en faites la demande expresse (via le formulaire d’inscription).
Le bon déroulement de la vie du club demande un investissement certain. En conséquence, nous demandons à tous d’apporter un coup de main: lors des entraînements (rangement du matériel,…) , lors des compétitions organisées par le club (mise en place du matériel, service au bar, rangement,…). Ces compétitions seront annoncées au fur et à mesure de l’année à l’entraînement et sur le site du club ; plus d’éventuelles autres organisations supplémentaires comme des championnats. Nous demandons aussi une présence et de l’aide lors des autres manifestations festives (soirée annuelle, activité de Noël …).
Est fortement encouragée toute attitude allant dans le sens d’un travail d’équipe, dans le respect de chacun. De même, toute attitude contraire à cet esprit serait difficilement tolérable. En ce sens, le conseil d’administration tient à rappeler que la gestion des conflits sportifs ne peut en aucun cas se faire lors de manifestations extérieures ni sur la piste, en présence de tiers éventuels, mais bien lors d’une réunion organisée par le conseil d’administration.
Il est demandé aux entraîneurs ou à toute autre personne souhaitant organiser des activités complémentaires dans l’infrastructure ou avec du matériel du club ou dans lesquelles le nom du club est associé ainsi que tout stage, déplacement à l’étranger, de prendre contact avec un membre du Conseil d’Administration.
Il est composé de membres effectifs (9) élus par l’Assemblée Générale. Il désigne en son sein les attributions de chacun dont obligatoirement la fonction de Président.e, de secrétaire et de trésorier.e
Le CA engage sa responsabilité vis-à-vis de tiers qu’ils soient athlètes, parents ou entraîneurs. Le CA a notamment pour responsabilité de promouvoir un environnement libre de tout abus, harcèlement (physique et psychologique) et manipulation.
C’est le CA qui a « autorité » dans toute décision pouvant intervenir dans la vie du club. Il reste bien entendu ouvert à toute discussion.
L’appellation «Royale Union Hutoise Athletic Club » ou « Huy Athletic Club » et son logo sont la propriété de l’ASBL Royale Union Hutoise Athletic Club. Leur utilisation et leur reproduction sont strictement de la compétence du Conseil d’Administration de l’ASBL.
A noter qu’en compétition, le diminutif HUY est toléré comme mention du nom du club.
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